Trend 2.0 - das papierlose Büro!

Papierloses Büro

Vor 10 Jahren war das papierlose Büro eine Vision, heute ist es in vielen Unternehmen bereits Realität. Auch dort, wo das Dokumentenmanagement noch nicht vollends virtuell betrieben wird, ist Papier sparen bereits zum Alltag geworden und die manuelle Aktenhaltung rückläufig. Outlook oder ähnliche Software sind aus der modernen Bürokommunikation nicht mehr weg zu denken und bereiten dem papierlosen Büro immer weiter den Weg. Elektronische Ablagen ersetzen zunehmend den Aktenorder. Immer bessere Hart- und Software Produkte kommen auf den Markt und katalysieren die Entwicklung zur elektronischen Ablage.

Platz und Papier sparen

Nicht nur der Umweltschutz freut sich über das Papier, das durch ein papierloses Büro eingespart wird, sondern auch das Finanz Controlling des Unternehmens. Der rückläufige Papierverbrauch macht sich auch betriebswirtschaftlich bemerkbar. Es muss weniger Papier gekauft werden, gleichzeitig sinkt der Verbrauch begleitender Büroartikel, wie z.B. Büroklammer, Aktenordner, Locher oder ähnliches. Kosten für die räumliche Aktenhaltung entfallen und Büroraum kann eingespart werden.

Schnell und mobil

Elektronisch gespeicherte Akten können auf dem gleichen Wege schnell und portofrei versandt werden. Postwege werden erheblich verkürzt und Versandkosten eingespart. Das elektronische Dokumentenmanagement ermöglicht den Zugriff auf die Dokumentenbestände von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus. Es entfallen zeitaufwendige Besuche in Archiven. Die Recherche in den umfangreichen Dateisammlungen übernehmen Recherchetools, die schneller und effizienter arbeiten als jede Aktensichtung von Hand. Der Zugriff auf wichtige Unterlagen ist jederzeit möglich, auch wenn Außentermine wahrgenommen werden. Das elektronische Archiv spart Arbeitszeit und Personal zur Unterhaltung von Aktenhaltungen ein. Dadurch werden die Betriebskosten spürbar reduziert.

Datensicherheit

Selbstverständlich benötigt ein papierloses Büro Software Programme, die alle Arbeitsabläufe verbessern und koordinieren. Auch elektronische Daten müssen durch regelmäßige Datensicherungen vor plötzlichen technischen Verlust geschützt werden. Die Datenablagen sind durch adäquate Schutzprogramme vor illegalen Zugriffen zu sichern. In Punkto Datensicherung stellt eine papierloses Büro sicherlich höhere Ansprüche als ein analoges Archiv. Aber mit einem abgestimmten IT-Konzept kann diesen Gefahren wirksam begegnet werden. Die Zukunft ist papierlos - nicht nur beim Ebook.


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